Mobile menu
Search

Storslam för Skandia när både kunder och personal blev nöjda. Posten Scanning hjälpte Skandia att digitalisera sin ärendehantering för ett säkrare jobbflöde – och nöjdare kund 

Skandia - postskanning av inkommande post

Skandias kundservice hade problem både med ärendehanteringen och resurskrävande behandling av post och blanketter. Genom att digitalisera har försäkringsbolaget inte bara fått ett säkrare jobbflöde och sparat tid – de har också fått nöjdare kunder.

Skandia är ett av Sveriges äldsta försäkringsbolag och har en varierad verksamhet i många bolag som har förändrats under lång tid. Det har gjort att spridningen på de så kallade bassystemen är mycket stor. Varje bolag har till exempel byggt upp egna system för försäkringsnummer och dokumenthanteringssystem med många olika typer av dokumentnamn. Bolagen är också knutna till varandra på olika sätt vilket innebär att förändringar i ett dokument kan påverka andra bolags system.

Skandia har totalt 40–50 bassystem och varje dag kommer omkring 5 000 fysiska handlingar in till kundservicekontoren i Göteborg och Sundsvall. Med det gamla systemet hamnade handlingarna på olika skrivbord vilket resulterade i ojämn arbetsbelastning, långsam hantering och onödigt höga kostnader.

Det var framför allt säljarna och försäkringsmäklarna som klagade på bristen på samordning. För att kunna se vilken status ärendena hade behövdes en ordentlig förändring av rutinerna. Skandia behövde först och främst en leverantör som klarade av att hantera den inkommande mängden handlingar samtidigt som ledtiderna för ärendena skulle vara korta. Dessutom skulle det gå att hitta handlingarna med hjälp av ett indexeringssystem. Efter att Posten Scannings lösning introducerats hanteras idag skador, utbetalningar, individförsäkringar och företagsförsäkring automatiskt.

Det ställs stora krav på digitaliseringen av ärendena som skickas till Skandia från försäkringsmäklarna eller privatpersoner. Dokument som kommer in via post på morgonen skannas av Posten Scanning och omvandlas till digitala ärenden. Dokument levereras löpande under dagen och når sedan en ledig handläggare som säkerställer handläggningen.

Ärendehanteringen har inte bara blivit effektivare, den har också ändrat arbetets innehåll. Den traditionella posthanteringen är borta och handläggarna behöver inte längre leta efter handlingarna. Med det nya dokumentlösningen har både säljare och kunder blivit ännu mer nöjda.

Kundnytta

  • Tryggare jobbvardag med digitaliserad behandling av ärenden och blanketter.
  • Ett stort företag med många olika rutiner kunde enas under ett system.
  • Enkelt för olika kontor och avdelningar att hitta samma information.