Mobile menu
Search

 I ett digitalt flöde vet du hela tiden exakt var i processen dokumentet befinner sig och du har på så vis hela tiden kontroll och överblick.

Riksbyggen - effektiv dokumenthantering

500 000 leverantörsfakturor och 250 000 sidor överlåtelseavtal. Det är vad som strömmar genom Riksbyggens organisation, varje år. Då gäller det att ha överblick och kontroll. Till detta kan läggas 30 000 personalakter som tidigare fyllde bokhyllor på olika kontor. Posten Scanning har hjälpt Riksbyggen att skapa effektiva digitala processer och arkiv för alla dessa dokument. Och samarbetet utvecklas hela tiden.

Centraliserad administration blev starten på en effektivare dokumenthantering

I mitten av 2000-talet började Riksbyggen med digital hantering av sina leverantörsfakturor. Det här var ett naturligt steg för ett företag av Riksbyggens storlek. Arbetet med den stora mängd fakturor som hanterades regelbundet behövde effektiviseras. Valet av samarbetspartner föll på Posten Scanning.

"I ett digitalt flöde vet du hela tiden exakt var i processen fakturan befinner sig och du har på så vis hela tiden kontroll och överblick."
                                                      Gunilla Lidgren, Riksbyggen Shared Service Center

Den digitala fakturahanteringen blev starten på ett stabilt och växande samarbete. Riksbyggen såg snart nya möjligheter till effektiviseringar, i första hand för dokument som var kopplade till fakturaprocessen, som till exempel påminnelser och inkassokrav.

Central administration krävde standardiserade processer

I samma veva gjorde Riksbyggen en omfattande organisatorisk förändring som skulle lägga grunden till ett nytt sätt att jobba. Målet var att avlasta marknadsområdena när det gällde administration, så att de istället kunde fokusera på kundrelationer.

De administrativa enheter som tidigare funnits på respektive marknadsområde ersattes av ett, gemensamt servicecenter. Servicecentrets totalt ca 160 anställda ansvarar för ekonomi, bostadsadministration, växel, kundtjänst och löneadministration. Administrationen som nu skulle hanteras centralt behövde bli både effektivare och billigare.

"Vi har enorma volymer av dokument. Varje år hanterar vi till exempel 18 000 överlåtelseavtal, och varje avtal består av i snitt 8-10 sidor. Dessutom har varje lägenhet flera pantbrev. Allt detta satt tidigare i pärmar, och det var lätt hänt att man sorterade in dem på fel ställe."
                                                       Gunilla Lidgren, Riksbyggen Shared Service Center

Det blev ohållbart att ha en manuell hantering. Nästa steg blev därför att digitalisera processerna för avtal, panthandlingar och kontrakt. I och med att processerna ser olika ut för olika dokument, så skräddarsyddes lösningen för att fungera så smidigt som möjligt. Arkiven bara växte och växte.

Efter bara ett par år med det nya servicecentret var arkiven proppfulla, och en smartare lösning krävdes. Nu sköter Posten Scanning i princip all arkivering digitalt. Via en programvara kommer Riksbyggens personal enkelt åt alla handlingar de behöver, och det på bråkdelen av den tid det tidigare tog. Samarbetet växer och utvecklas Riksbyggen känner sig väldigt trygga med Posten Scannings tjänster. De har tillsammans hittat en bra struktur för uppföljningar, och samarbetet utvecklas hela tiden.

”De problem och frågor som dykt upp på vägen har vi hela tiden löst på ett mycket bra sätt.”
                                                      Gunilla Lidgren, Riksbyggen Shared Service Center

Riksbyggens råd till andra organisationer som står i begrepp med att digitaliera inkommande dokumentflöden är enkelt. Det extra arbete man lägger ner i början på att få alla detaljer att fungera har man igen i det dagliga arbetet – och i kommande projekt.

Kundnytta:

  • Säkerhet. Betydligt bättre kontroll på de olika dokumentens flöden.
  • Trygghet. Dokumenten levereras dagligen på överenskommen tid.
  • Tidsvinster. Alla dokument är lätt åtkomliga – mer tid till det som skapar värde för kunden.
  • Effektivare, säkrare lagring. Riksbyggen slipper växande kostnader för fysiska lagringsutrymmen.
  • Sökbarhet. Det digitala arkivet är oberoende av tid och plats